Introduction

Patinage Canada s’engage à protéger les renseignements personnels de ses employés, entrepreneurs, consultants, fournisseurs, bénévoles, adhérents (ci-après appelés « individus ») et tout autre renseignement commercial confidentiel. Cette politique a pour but de préserver la vie privée des individus et de Patinage Canada en cernant les obligations et les procédures pour le traitement des renseignements personnels, privilégiés ou confidentiels. 

Portée

Cette politique s’applique à tous les individus, employés, entrepreneurs, bénévoles, fournisseurs et consultants de Patinage Canada ou à toute autre personne qui se voit accorder l’accès à des renseignements personnels, privilégiés ou confidentiels. 

Définitions

Par « renseignement personnel », on entend tout renseignement concernant un individu identifiable, comprenant la race, l’origine ethnique, la couleur, l’âge, l’état matrimonial, la situation de famille, la religion, l’éducation, les antécédents médicaux, le casier judiciaire, les antécédents professionnels, la situation financière, l’adresse, le numéro de téléphone, les renseignements sur les cartes de crédit et les renseignements bancaires ainsi que toute identification numérique, dont le numéro d’assurance sociale. Les renseignements personnels comprennent également les renseignements qui peuvent être liés au rendement au travail de l’individu, à toute allégation, enquête ou constatation d’actes répréhensibles, d’inconduite ou de discipline. Les renseignements personnels ne comprennent pas le titre du poste, les coordonnées d’affaires ou la description de poste.

Par « renseignements personnels sur la santé », on entend tout renseignement concernant un individu identifiable qui porte sur sa santé physique ou mentale, la prestation de soins de santé à l’individu, le droit de l’individu au paiement des soins de santé, le numéro de carte santé de l’individu, l’identité des fournisseurs de soins de santé prodigués à l’individu ou l’identité de subrogés de l’individu.

Politique

À un moment ou à un autre, tout individu peut recevoir des renseignements personnels, privilégiés ou confidentiels qui peuvent concerner d’autres individus. Les individus sont tenus de s’assurer que les renseignements personnels auxquels ils peuvent avoir accès demeurent confidentiels, ne soient utilisés qu’aux fins pour lesquelles ils ont été recueillis, ne soient pas divulgués sans autorisation ni utilisés pour leur gain personnel. Tout individu qui divulgue des renseignements personnels, à l’encontre de cette politique, sera assujetti à des mesures disciplinaires.

Les individus sont tenus de se conformer aux dix principes et procédures équitables de traitement de l’information concernant la collecte, l’utilisation et la divulgation des renseignements personnels, énoncés dans la présente politique.

• Responsabilité : Patinage Canada est responsable devant ceux dont les renseignements personnels se trouvent sous sa garde et doit veiller à ce que leurs renseignements soient protégés d’une manière conforme à cette politique. La responsabilité concernant la conformité de Patinage Canada avec la politique relève du directeur, Sport sécuritaire, ou de son délégué.

• Détermination des fins : Patinage Canada identifiera les fins pour lesquelles il recueille, utilise et divulgue les renseignements personnels avant de recueillir les renseignements. Patinage Canada recueille, utilise ou divulgue des renseignements personnels seulement aux fins conformes à son mandat et ses principales fonctions.

• Consentement à la collecte, l’utilisation ou la divulgation : La connaissance et le consentement de l’individu sont exigés pour la collecte, l’utilisation ou la divulgation de renseignements personnels identifiables, sauf là où la loi le permet. Un avis de collecte de renseignements doit être communiqué aux adhérents au moment de l’inscription (annexe A). La connaissance et le consentement de l’individu ne sont pas requis pour la collecte, l’utilisation ou la divulgation de renseignements personnels non identifiables. Les personnes ayant une relation directe avec Patinage Canada peuvent retirer leur consentement en contactant Patinage Canada.

• Collecte : Patinage Canada limite la collecte aux renseignements personnels nécessaires aux fins déterminées. Patinage Canada recueille les renseignements personnels de façon juste et légale.

• Utilisation et conservation : Patinage Canada n’utilise pas de renseignements personnels identifiables à des fins autres que celles établies avant la collecte, sauf avec le consentement de l’individu ou tel que requis par la loi. « L’utilisation » comprend le traitement des renseignements identifiables de sorte qu’ils ne soient plus identifiables. Patinage Canada permet seulement au personnel autorisé d’accéder et d’utiliser des fonds de données particuliers de renseignements personnels en fonction du « besoin de savoir », c’est-à-dire pour remplir leurs fonctions. Les renseignements personnels doivent uniquement être conservés aussi longtemps que nécessaire pour parvenir aux fins déterminées au moment de la collecte. Aux fins de l’analyse à long terme et des rapports, Patinage Canada peut conserver les renseignements personnels en permanence. Les renseignements personnels qui ne sont plus requis aux fins précisées sont détruits, effacés ou rendus anonymes de façon sécuritaire.

• Divulgation : Patinage Canada peut seulement divulguer ou publier des renseignements personnels non identifiables (p. ex. groupés), ayant utilisé des précautions raisonnables pour assurer que les individus ne peuvent vraisemblablement être identifiés en liant ces renseignements à d’autres renseignements. Patinage Canada peut divulguer des renseignements personnels identifiables seulement lorsque : a) le destinataire est le fournisseur de données qui a initialement fourni les renseignements personnels identifiables, b) la divulgation est exigée par la loi ou c) Patinage Canada a obtenu le consentement des individus concernés.

• Exactitude : Les renseignements personnels seront aussi exacts, complets et à jour que l’exigent les fins auxquelles Patinage Canada les recueille, les utilise ou les divulgue. Patinage Canada met à jour les renseignements personnels au besoin pour répondre aux fins pour lesquelles les renseignements sont recueillis, utilisés ou divulgués. Les fournisseurs de données doivent s’assurer que les renseignements personnels qu’ils fournissent à Patinage Canada sont exacts, complets et à jour pour les fins précisées.

• Mesures de sécurité : Patinage Canada protège les renseignements personnels au moyen de mesures de sécurité correspondant à leur degré de sensibilité et la nature déterminée des renseignements. Les mesures de sécurité doivent protéger les renseignements personnels contre la perte ou le vol ainsi que contre la consultation, la communication, la copie, l’utilisation ou la modification non autorisée et protégeront les renseignements personnels détenus ou transmis, quelle que soit la forme sous laquelle ils sont conservés. Au moment de l’élimination ou de la destruction des renseignements personnels, on doit veiller à empêcher les personnes non autorisées d’y avoir accès.

• Transparence : Les individus auprès desquels Patinage Canada recueille, utilise et divulgue les renseignements personnels ont le droit de connaître les pratiques et les politiques de Patinage Canada relativement à ces renseignements et à contester ces pratiques et politiques. Patinage Canada rend l’information facilement accessible sur ses pratiques et ses politiques dans le but de promouvoir la transparence et la clarté.

• Accès individuel aux renseignements personnels et modification de ces renseignements : Sur demande, Patinage Canada informera un individu des renseignements personnels identifiables qu’il a recueillis, utilisés ou divulgués à son égard, où ils ont été recueillis et à qui ils ont été divulgués. Un individu doit être capable d’accéder à ses renseignements personnellement identifiables et les faire modifier le cas échéant, ce qui peut inclure la correction, la suppression ou l’ajout d’information. Patinage Canada répond à la demande d’un individu de modifier ses renseignements personnels identifiables dans un délai raisonnable et à un coût minime ou sans frais pour l’individu.

Responsabilités

Les individus sont responsables de ce qui suit :

• connaître et respecter les politiques et les procédures concernant les renseignements personnels;
• tenir à jour leurs propres dossiers avec les données professionnelles et personnelles exigées à des fins professionnelles;
• obtenir les consentements appropriés et les autorisations avant la divulgation de renseignements personnels (consulter le formulaire de consentement et d’autorisation de Patinage Canada pour la divulgation de renseignements personnels);
• signaler immédiatement toute divulgation de renseignements confidentiels à leur gestionnaire;
• garder en lieu sûr les mots de passe privés et l’accès aux données personnelles. Le partage de mots de passe est interdit.
• rendre, avant ou au moment de la cessation d’emploi, tout renseignement personnel, privilégié, confidentiel ou renseignement sur les membres en leur possession;
• assurer l’élimination appropriée des dossiers ou des renseignements inutiles. Des boîtes pour le déchiquetage se trouvent à divers endroits dans le bureau.

Les gestionnaires sont responsables de ce qui suit :

• obtenir le consentement pour la collecte et l’utilisation des renseignements personnels d’individus au besoin;
• s’assurer que les politiques et les procédures concernant la collecte, l’utilisation et la divulgation des renseignements sont toujours respectées;
• répondre aux demandes de divulgation après que l’autorisation correcte est obtenue;
• assurer la destruction appropriée des dossiers et des renseignements inutiles;
• maintenir les systèmes et les procédures qui assurent que les dossiers des employés sont conservés de manière privée et sécuritaire. 

Procédure de plainte

Les préoccupations ou les plaintes relatives aux questions de protection des renseignements personnels doivent être adressées par écrit au directeur, Sport sécuritaire, exposant en détail la préoccupation ou la plainte. Le directeur fera rapidement enquête sur la question et rendra une décision liée à la résolution de la préoccupation ou de la plainte.

*Les renseignements personnels demandés par un individu ou le Commissariat à la protection de la vie privée du Canada doivent être conservés aussi longtemps que nécessaire pour permettre aux individus d’épuiser toutes les voies d’action auxquelles ils pourraient avoir droit en vertu de la loi.

Aucun employé ne sera désavantagé ou privé de tout avantage relié à l’emploi étant donné que Patinage Canada croit que l’employé :

1. a divulgué au commissaire à la protection de la vie privée du Canada que Patinage Canada ou toute autre personne a enfreint une disposition de la législation actuelle relative à la protection de la vie privée;
2. a refusé de faire quoi que ce soit qui enfreint une disposition de la législation liée à la protection des renseignements personnels;
3. a fait ou déclaré son intention de faire quoi que ce soit qui doit être fait pour qu’une disposition de la législation liée à la protection des renseignements personnels ne soit pas enfreinte. 

Procédures générales

Toute demande de l’individu pour la divulgation de ses propres renseignements personnels à des tiers doit être accompagnée d’un formulaire de consentement et d’autorisation pour la divulgation de renseignements personnels, dûment rempli, signé et daté, donnant clairement le consentement de divulguer des renseignements précis à son sujet et de fournir des détails sur qui peut recevoir les renseignements.

Les renseignements personnels qui ne sont plus requis pour parvenir aux fins déterminées seront détruits ou effacés dans les 12 mois suivant leur utilisation, à moins que la conservation de ces renseignements ne soit prévue par la loi pour certaines périodes de temps.

Conformité

Je reconnais, comprends et je respecterai la politique de confidentialité.

Nom:        _________________________

Signature: __________________________________

Date: _________________________

Annexe: Avis de collecte de renseignements

Le respect de votre vie privée et la protection de vos renseignements personnels sont importants pour nous. Vos renseignements personnels sont nécessaires pour vous inscrire à Patinage Canada à quelque titre que ce soit, y compris en tant qu’adhérent ou entraîneur de Patinage Canada ou dans le cadre de votre affiliation à un club de patinage ou une école de patinage, et pour offrir divers services, tels que les événements de Patinage Canada. Vos renseignements personnels peuvent aussi être fournis à des affiliés de Patinage Canada, ce qui comprend votre club local de patinage ou école locale de patinage, association provinciale ou section. En soumettant ce formulaire, vous consentez expressément au partage de vos renseignements personnels avec Patinage Canada, tel qu’il est décrit dans la présente, aux fins de l’inscription et de la prestation des services nationaux offerts par Patinage Canada. Nous adoptons les dix principes équitables de traitement de l’information dans notre programme de protection des renseignements personnels et employons des mesures raisonnables pour prévenir tout accès non autorisé, traitement, divulgation, modification, destruction ou perte de vos renseignements personnels. Veuillez consulter la Politique de confidentialité de Patinage Canada pour plus de renseignements.